martes, 26 de enero de 2016

Uso de las computadoras en la administración de las cuentas por cobrar

Tal vez con la excepción de las áreas referentes a los inventarios y a las nóminas en ninguna otra parte de la empresa típica han tenido las computadoras un mayor impacto que en la administración de las cuentas por cobrar. Un negocio bien administrado usaá un sistema computarizado para registrar las ventas para enviar facturas, para llevar un registro de la fecha en que se hagan los pagos, para alertar al administrador del crédito en el momento en que vemos una cuenta y para garantizar que se tomen las acciones necesarias para cobrar las cuentas adecuadas (por ejemplo, para preparar cartas en las que exija el pago). Adicionalmente, la historia de los pagos de cada cliente y por clases de clientes; finalmente los datos de cada cuenta pueden agregarse y usarse para apoyar el sistema de control de las cuentas por cobrar de la empresa. Por último, los datos históricos pueden almacenarse en al base de datos de la empresa y usarse para desarrollar insertos que se podrían utilizar en los estudios relacionados con los cambios en la política de crédito, tal y como lo exponemos enla siguente sección.

lunes, 25 de enero de 2016

Reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar (IV)

Aunque un cambio en los días de ventas pendientes de cobro o en el reporte de antiguedad debe ser una señal para que al empresa investigue su política de crédito, un deterioro en cualquiera de estas medidas no necesariamente indica que la política de crédito de la empresa se haya debilitado. De hecho, si una emprsa experimenta variaciones estacionales muy agudas, o si está creciendo rápidamente, entonces tanto el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar como los días de venta pendientes de cobro podrán verse distorsionados. Este punto puede ilustrarse utilizando el caso de la Allied Food Products. Del capítulo 9, recuérdese que la estación pico de ventas de Allied ocurre en el verano, por lo tanto se espera que las cuentas por cobrar pronosticadas para 1993 sean tan altas como $562 millones en el mes de septiembre, justamente después de que termine la estación pico de ventas, y se espera que las cuentas por cobrar sean tan bajas como $562 millones en el mes de septiembre, justamente después de que termine la estación pico de ventas, y se espera que las cuentas por cobrar pronosticadas para 1993 sean tal altas como$562 millones en el mes de septiembre, justamente después de que termine la estación pico de ventas, y se espera que las cuentas por cobrar sean tan bajas como $412 millones al final del mes de diciembre de 1993. Se espera que el promedio de ventas diarias de Allied sea de $9.167 millones ($3300 millones anuales), por lo tanto sus días de venta pendientes de cobro serían de $562/$9.167 = 61 días al 30 de septiembre, pero de sólo 412/$9.167 = 45 días al 31 de diciembre de 1993. Esta disminución en los días de venta pendientes de cobro no indicaría que Allied hubiera estrechado su política de crédito, sino tan sólo que sus ventas habrían disminuido debido a factores estacionales. Surgen problemas similares con el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar cuando las ventas fluctúan ampliamente. Por lo tanto un cambio en los días de venta pendientes de cobro o en el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar debería tomarse como una señal para investigar más, pero no necesariamente como un signo de que la política de crédito de la empresa se haya debilitado. Sin embargo, los días de venta pendientes de cobro y el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar son herramientas de gran utilidad para proceder a revisar el desempeño de departamento de crédito.

miércoles, 20 de enero de 2016

Reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar (III)

La administación debería controlar constantemente los días de venta pendientes de cobro y el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar para detectar tendencias, para observar la forma en que la experiencia de cobranza se compara con sus términos de crédito y para apreciar la efectividad con la que el departamento de crédito está operando en comparación con otras empresas dentro de la misma industria. Si los días de venta pendientes de cobro empiezan a aumentar, o si el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar empieza a mostrar un porcentaje creciente de cuentas adeudadas, entonces la política de crédito de la empresa puede requerir ser estrechada.

martes, 19 de enero de 2016

Reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar (II)

Los reportes de antiguedad de las cuentas por cobrar no pueden construirse a partir del tipo de datos sumarios que se reportan en los estados financieros, deben desarrollarse a partir del libro mayor de cuentas por cobrar de la empresa. Sin embargo, las empresas bien administradas han computarizado sus registros de cuentas por cobrar, por lo tanto les es muy sencillo determinar la antiguedad de cada factura, clasificarlas electrónicamente por categorías de edad y, con estos datos, generar el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar.

domingo, 17 de enero de 2016

Reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar (I)

ESte documento clasifica las cuentas por cobrar de una empresa con base en la edad de cada cuenta. En el cuadro 11-1 se presentan los reportes de antiguedad de las cuentas por cobrar de dos productos de televisiones al 31 de diciembre de 1992. Super Sets y Wonder Vision. Ambas empresas ofrecen los mismos términos de crédito, 2/10, neto 30, y ambas muestran el mismo total de cuentas por cobrar. Sin embargo, el reporte de antiguedad de Super Set indica que todos sus clientes pagan a tiempo - el 70% paga el día 10 miesntras que el 30% paga el dia 30- El reporte de Wonder Vision, el cual es más típico, muestra que muchos de sus clientes no están cumpliendo con sus términos de crédito -aproximadamente el 27% de sus cuentas por cobrar tiene un atraso de más de 30 días, aun cuando los términos de crédito de Wonder Vision exigen un pago total el día 30.

sábado, 16 de enero de 2016

Días de venta pendientes de cobro (DSO) (IV)

Los días de ventas pendientes de cobro pueden compararse con términos de crédito de la propia empresa. Por ejemplo, supóngase que los días de venta pendientes de cobro de Super Set hubieran estado mantenteniéndose a un nive de 35 días versus sus propios términos de crédito, los cuales son de 2/10, neto 30. Con un DSO de 35 días, es obvio que algunos clientes estarían tomando más de 30 días para pagar sus facturas. De hecho, si muchos clientes estuvieran pagando dentro de 10 días para aprovechar el descuento, los demás clientes, en promedio, tendrían que tomar un periodo mucho más largo que tan sólo 35 días. Una forma de verificar esta posibilidad consiste en usar el reporte de antiguedad de las cuentas por cobrar tal y como se describe en la siguiente sección.

viernes, 15 de enero de 2016

Días de venta pendientes de cobro (DSO) (III)

Obsérvese también que los días de venta pendientes de cobro son una medida del plazo de tiempo promedio que necesitan los clientes de Super Set para liquidar sus compras a crédito. Los días de venta pendientes de cobro se compara frecuentemente con algún promedio industrial de la misma naturaleza. Por ejemplo, si todos los productores de televisión vendieran con base en los mismo términos de crédito, y si el promedio de la industria fuera de 25 días versus 16 días para Super Set, entonces esta empresa tendría un porcentaje más alto de clientes a descuento o su departamento de crédito sería excepcionalmente bueno en términos de su capacidad pra asegurar un pronto pago.

Finalmente, obsérvese que si se conocieran las ventas anuales y el saldo de las cuentas por cobrar, se podrían calcular los días de venta pendientes de cobro de la siguiente manera:

DSO = (cuentas por cobrar)/(Ventas anuales/360) = $1760000/($39600000/360)
 = $1760000/$110000 = 16 días.

jueves, 14 de enero de 2016

Días de venta pendientes de cobro (DSO) (II)

Los días de venta pendientes de cobro (DSO) de Super Set, algunas veces denominadas como periodo de cobranza (ACP), es de 16 días:
Las cuentas pro cobrar de Super Set, suponiendo un tasa uniforme y constante de ventas durante todo el año, será en cualquier momento igual a $1 760 000:

Cuentas por cobrar = (ADS)(DSO)   (11-3)

= ($110000)(16) = $1760000



miércoles, 13 de enero de 2016

Días de venta pendientes de cobro (DSO) (I)

Supóngase que Super Sets Inc., un productor de televisores, vende 200 000 aparatos de televisión al año a un precio de venta de $198 cada uno. Además, supóngase que todas las ventas son a crédito, con términos que permiten que los clientes que paguen al térmio de 10 días tomen un descuento del 2%, y que quienes no tomen el descuento liquiden el monto total de su factura al término de 30 días. Estos términos de crédito se expresan a menudo como 2/10, neto 30. Finalmente, supóngase que el 70% de los clientes toma descuentos y paga al día 10, mientras que el otro 30% paga el día 30.

martes, 12 de enero de 2016

Formas de controlar la posición de las cuentas por cobrar (II)

Cuando se hace una venta a crédito, ocurren los siguientes eventos: 1) los inventarios se ven reducidos por el costo de los bienes vendidos, 2) las uentas por cobrar se ven incrementadas por el precio de ventas y 3) la diferencia constituye una utilidad, la cual se añade a las utilidades retenidas. Si la venta es en efectivo, la utilidad queda definitivamente ganada, pero si la venta es a crédito, la utilidad no se ganará a menos que, la cuenta sea cobrada. Hemos sabido que algunas empresas tienden a facilitar "ventas" a clientes muy débiles con el objeto de reportar altas utilidades. Esto podría impulsar el precio de las acciones de la empresa, por lomenos hasta que las pérdidas causadas por la concesión del crédito empezaran a disminuir las utilidades, en cuyo momento el precio de las acciones disminuiriá. Los análisis que se presentan a lo largo de las siguientes secciones detectarán cualquiera de tales prácticas cuestionables así como cualquier deterioro involuntario en la calidad de las cuentas por cobrar. Dicha detección oportuna podría ayudar tanto a los inversionistas como a los banqueros a evitar pérdidas.

lunes, 11 de enero de 2016

Formas de controlar la posición de las cuentas por cobrar (I)

La política de  crédito, y por lo tanto el nivel óptimo de las cuentas por cobrar, depende de las condiciones operativas de las empresas, las cuales son la naturaleza única. Por ejemplo, una empresa que tuviera un exceso de capacidad y costos variables de producción de nivel bajo, debería extender crédito de una maneramás liberal, y mantener un nivel más alto de cuentas por cobrar, que una empresa que operara a toda su capacidad con un margen de utilidad muy pequeño. Sin embargo, aun cuando las políticas óptimas de crédito varían entre las empresas o aun cuando pueden variar en una misma empresa a través del tiempo, es muy útil analizar la efectividad de la política de crédito en un sentido general y agregativo. Los inversionistas -tanto los accionistas como los funcionarios de préstamos bancarios - deberían prestar una estrecha atención a la administración de las cuentas por cobrar, ya que tal y como lo veremos, los estados financieros pueden ser engañosos y ello puede ocasionar que posteriormente se sufran serias pérdidas sobre una inversión.

domingo, 10 de enero de 2016

La acumulación de las cuentas por cobrar (V)

Desde este momento en adelante, es cobrarán $1000 diarios provenientes de las cuentas por cobrar, y se podrán usar $800 de estos fondos para comprar inventarios nuevos.

Este ejemplo debería dejar claro que 1) las cuentas por cobrar dependen conjuntamente del nivel de las ventas a crédito y del periodo de cobranzas, 2) que cualquier incremento en las cuentas por cobrar debe ser financiada de alguna manera, pero 3) que el monto total de las cuentas por cobrar no tiene que ser financiado porque la porción de utilidades ($200 de cada $1000 de ventas) no representa un flujo de salida de efectivo. En nuestro ejemplo supusimos la adopción de un financiamiento bancario pero, tal y como lo expondremos en el capítulo 13, hay muchas formas alternativas de financiar los activos circulantes.

sábado, 9 de enero de 2016

La acumulación de las cuentas por cobrar (IV)

Al final del segundo día, los inventarios se habrán convertido en cuentas por cobrar, y la empresa tendrá que solicitar en préstamo otros $800 para reabastecerse para el tercer día.

Este proceso continuará, siempre y cuando el banco esté dispuesto a aportar en préstamo los fondos necesarios, hasta el inicio del onceavo día, es que el balance general será como se describe a continuación:


viernes, 8 de enero de 2016

La acumulación de las cuentas por cobrar (III)

Para permanecer en el negocio BCL debe recargar sus inventarios. Para tal propósito, requiere que compren $800 de bienes, y esto requiere de $800 en efectivo. Suponiendo que BLC solitaria en préstamo $800 al banco, el balance general al segundo día sería tal y como se describe a continuación:

miércoles, 6 de enero de 2016

La acumulación de las cuentas por cobrar (II)

Si cambian tanto las ventas a crédito como el periodo de cobranza, tales cambios se verán reflejados en las cuentas por cobrar.

Obsérvese que la inversión de $10 000 en cuentas por cobrar debe ser financiada. Como ejemplo, supóngase que en la fecha en que el almacén inauguró sus instalaciones, el 1 de enero, los accionistas de BLC aportaron $800 como capital común y se hubiera usado este dinero para comprar los bienes vendidos durante el primer día. El valor de $800 del inventario se venderá en $1000; por lo tanto, la utilidad bruta de BLC sobre la inversión de $800 será de $200, o del 25%. Bajo esta situación, el balance general inicial sería como se describe a continuación:


martes, 5 de enero de 2016

La acumulación de las cuentas por cobrar (I)

El monto total de las cuentas por cobrar pendientes de pago en cualquier fecha determinada se establece mediante dos factores: 1) el volumen de ventas a crédito y 2) el plazo promedio de tiempo entre las ventas y las cobranzas. Por ejemplo, supóngase que la Boston Lumber Company (BLC), un distribuidor mayorista de productos de madera, abre un almacén el 1 de enero y, empezando el primer día, hace ventas de $1000 por día. Con propósitos de simplificación, suponemos que todas las ventas son a crédito, y que a los clientes se los proporcionan 10 días para pagar. Al final del primer día, las cuentas por cobrar serán $1000, aumentaría a $2000 al final del segundo día y el 10 de enero habrán aumentado a 10($1000) = $10 000. El 11 de enero, se añadirán otros $1000 a las cuentas por cobrar, pero los pagos por las ventas que se hayanhecho al 1 de enero reducirán las cuentas por cobrar en $1000, por lo tanto el total de las cuentas por cobrar permanecerá constante en $10 000. En general, una vez que las operaciones de la empresa se han estabilizado, existirá la siguiente situación: